Privacyverklaring

Verklaring gegevensbescherming en -beveiliging

Office Design Projectinrichters (hierna aangeduid als “Office Design”, “wij”, “ons” of “onze”) neemt gegevensbescherming -beveiliging zeer serieus. Het is ons beleid om te voldoen aan alle toepasselijke wetgeving in elk land waarin wij opereren met inbegrip van wetgeving inzake geheimhouding van gegevens. Deze verklaring bevestigt onze inzet voor de volgende fundamentele beginselen van gegevensbescherming: Wij zullen alle redelijke inspanningen doen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens die worden verwerkt door Office Design:

• Rechtmatig, eerlijk en op een transparante wijze ten opzichte van u, de betrokkene, worden verwerkt. Dit is het beginsel van de rechtmatigheid, eerlijkheid en transparantie.
• Verzameld voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden niet verder verwerkt worden op een wijze die onverenigbaar is met deze doeleinden. Dit is het beginsel van beperking van het gebruiksdoel.
• Adequaat, relevant en beperkt blijven tot wat noodzakelijk is in relatie tot de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. Dit is het principe van minimalisering van de gegevens.
• Accuraat en, waar nodig, geactualiseerd worden en wij nemen alle redelijke maatregelen om ervoor te zorgen dat alle persoonsgegevens waarover wij beschikken en die onjuist zijn, gelet op de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt, onverwijld worden gewist of gerectificeerd nadat wij ervan in kennis gesteld zijn of er ons bewust van worden geworden zijn. Dit is het principe van nauwkeurigheid.
• Bewaard worden in een vorm die identificatie van de betrokkene niet langer dan noodzakelijk mogelijk maakt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verwerkt, tenzij anders vereist of toegestaan door de wet. Dit is het beginsel van beperking van opslag.
• Verwerkt op een wijze die een passende beveiliging verzekerd van de persoonsgegevens, met inbegrip van bescherming tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en tegen onbedoeld verlies, vernietiging of beschadiging, door gebruikmaking van passende technische of organisatorische maatregelen. Dit is het principe van integriteit en vertrouwelijkheid.

Wij bevestigen ook onze inzet om te voldoen aan de van toepassing zijnde wetgeving die verband houdt met de verwerking van gevoelige gegevens (of speciale categorieën van) persoonsgegevens en voor de overdracht van persoonsgegevens naar een land anders dan het land waarin de persoonsgegevens zijn verzameld. Wij geven uitvoering aan onze verplichtingen aangaande bovengenoemde fundamentele beginselen middels een verscheidenheid aan interne processen en systemen met inbegrip van de volgende algemeen geldende opmerkingen:

Kennis en toestemming

U zal worden geïnformeerd over het soort gegevens dat wij verzamelen en de doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verzameld zoals vereist door de toepasselijke wetgeving en, waar uw toestemming is vereist voor verwerking, zullen wij u deze vragen in voor u heldere en duidelijke taal. Zodra gegeven, hebt u het recht uw toestemming te allen tijde in te trekken, maar dit zal geen invloed hebben op de rechtmatigheid van verwerking gebaseerd op de toestemming van voor de terugtrekking.

Toegang

Indien wettelijk vereist, zal op schriftelijk verzoek aan u toegang worden verleend tot uw persoonlijke gegevens die door ons worden bewaard en hebt u de mogelijkheid om correctie, wijziging of verwijdering van uw persoonsgegevens te verzoeken als deze onjuist, verouderd of niet langer relevant of vereist zijn voor de oorspronkelijke of goedgekeurde zakelijke doeleinden. Over het algemeen zullen wij binnen 30 dagen antwoorden op schriftelijke verzoeken. Office Design behoudt zich het recht voor de toegang in uitzonderlijke omstandigheden te limiteren daar waar de legitieme rechten van andere personen zouden worden geschonden of waar de last of de kosten van het verstrekken van toegang disproportioneel zouden zijn in vergelijking met uw privacy risico’s.

Beroep en herstel

Hebt u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door Office Design, stuurt u dan uw klacht schriftelijk aan de hieronder aangegeven Functionaris Gegevensbescherming (FG). Wij behandelen uw klacht serieus en zullen alle redelijke inspanningen doen om tijdig te reageren in uw richting en uw zorgen te adresseren. U kunt, krachtens lokale wetgeving, ook het recht hebben op het indienen van een klacht bij het relevante externe orgaan voor geschillenbeslechting. Wij zullen tijdig alle redelijke inspanningen doen om samen te werken met ieder dergelijk orgaan voor geschillenbeslechting om de door u geuite bezorgdheid te adresseren.

Contactinformatie

U kunt ons bereiken via email op info@office-design.nl.

Datum inwerkingtreding en wijzigingen in deze verklaring

De vastleggingen en handelingen die zijn beschreven in deze verklaring zijn van toepassing vanaf 25 mei 2018. Wij behouden ons het recht voor om deze verklaring op ieder moment te wijzigen, te herzien of in te trekken in overeenstemming met de eisen van de fundamentele beginselen en het toepasselijke recht.

Beperking van de toepassing van fundamentele beginselen

Naleving van de fundamentele beginselen door Office Design kan worden beperkt (a) voor zover dit vereist is om te kunnen beantwoorden aan een juridische of ethische verplichting, en (b) voor zover toegestaan door toepasselijk recht.

Gegevensoverdracht

Voor wat betreft mondiale gegevensoverdracht, onderkent en neemt Office Design passende maatregelen om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen voor dergelijke overdrachten.